Política de Privacidad
Objetivo de la Política de Privacidad
• El objetivo de la Política de Privacidad es comunicar clientes o usuarios
qué información y datos personales recolecta NAVIA INCSAS. La finalidad de la recolección de la información. Cuál es
el uso de la información. Cuando la compartimos. cómo los protegemos,
los derechos que le asisten a los titulares de la información el
procedimiento para ejercer los derechos.
• La información y los datos personales son suministrados por nuestros
clientes o usuarios, para hacer posible la prestación de nuestro servicio
de licenciamiento de Software.
NAVIA INC SAS reconoce la importancia de la
seguridad, privacidad y confidencialidad de la información y los datos
personales que nuestros clientes o usuarios suministran a través de los
diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios
(incluyendo sitios web, oficinas de atención, call center), y estamos
comprometidos con la protección y tratamiento adecuado de los mismos,
conforme al régimen legal de protección de datos personales aplicable en
Colombia ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.
Finalidades del tratamiento de la información y datos personales
• La información y datos personales recolectados son utilizados para
procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos
adquiridos, directamente con NAVIA INC SAS así como
para la realización de atención de consultas, quejas, reclamos y
felicitaciones, registros contables, correspondencia, promocionar y
publicitar nuestras actividades, productos y servicios, cobros o
reembolsos, atender procedimientos legales, efectuar reportes o atender
requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y
vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o
autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras,
para fines administrativos internos y/o comerciales, incluyendo
investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis
estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios
a través de programas de lealtad, para la ejecución del contrato de
licenciamiento y demás servicios y actividades complementarias,
identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras
actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de
lealtad, y demás finalidades indicadas en este documento.
• El tratamiento de la información y datos personales por parte de los
responsables y encargados se encuentra enmarcado en la garantía y
respeto de los principios de tratamiento definidos por la ley aplicable.
Estos principios son los principios de licitud, legalidad, libertad,
transparencia, consentimiento, información, calidad, acceso y circulación
restringidos,
finalidad,
lealtad,
proporcionalidad,
seguridad
y
confidencialidad.
• NAVIA INC SAS no vendemos ni cedemos a terceros
por un precio la información y los datos personales de nuestros clientes o
usuarios.
Aceptación de esta Política de Privacidad
• La aceptación expresa de esta Política de Privacidad y del tratamiento de
la información y los datos personales conforme a los términos de la
misma, ocurre cuando el cliente o usuario titular de los mismos,
proporciona los datos presencialmente, incluyendo call center, cuando
adquiere o utiliza cualquiera de nuestros productos o servicios, cuando
pulsa la función “Continuar” cuando sigue navegando en nuestros sitios
web
asoto.com o cuando hace uso de
cualquiera de nuestras aplicaciones y servicios electrónicos en cualquier
versión.
• Para efectos de esta Política, se entiende por “tratamiento” cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre información y datos
personales tales como, uso, recolección, almacenamiento, divulgación,
circulación o supresión de los mismos.
• Al aceptar esta Política General de Privacidad, cada uno de nuestros
clientes o usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos
personales recolectados, autoriza expresamente que NAVIA INC SAS SAS realicemos el tratamiento de los mismos, de forma
parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso,
circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la
presente Política de Privacidad y/o transferencia dentro del país o a
terceros países de los datos suministrados para las finalidades descritas
en las Políticas de Privacidad de los terceros a quienes sean transferidos
dichos datos personales. Con la aceptación de la presente Política de
Privacidad cada uno de nuestros clientes o usuarios, en su calidad de
titular de la información y de los datos personales recolectados autoriza el
tratamiento de dichos datos para todas las finalidades establecidas en
este documento y especialmente para:
o Realizar comunicación óptima con la oferta de nuestros productos
y servicios, promociones, ofertas destacadas, invitación a eventos
y demás actividades.
o Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, envió de
proformas, facturación, cobranza, recaudo, mejoras en el servicio,
consultas, verificaciones, control, habilitación de medios de pago,
prevención de fraudes así como cualquier otra actividad
relacionada con nuestros productos y servicios, ofertas actuales o
futuras para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de
nuestro objeto social, a través de cualquier medio en forma directa.
o Compartir la información y los datos personales con Partners con
el fin de que estos puedan contactar al usuario para brindar la
capacitación.
o Evaluar la calidad los productos y servicios prestados directamente
o por terceros relacionados con NAVIA INC S.A.S.
mediante encuestas de satisfacción y realizar estudios sobre
hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de
producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras
relacionadas con nuestros productos y servicios.
o Realizar actividades de posventa, envío de instructivos, respuesta
a solicitudes de cualquier índole, suscripción a boletines que
contienen información de las nuevas aplicaciones desarrolladas
por NAVIA INC SAS, ofrecimiento de servicios prestados por terceros
autorizados por NAVIA INC S.A.S.
o Prestar asistencia en nuestros productos y servicios a través de
nuestros canales de servicio al cliente y soporte.
o Solicitar datos de conexión remota y realizarla efectivamente para
brindar soporte solicitado, esta información brindada no se
almacena por parte de NAVIA INC S.A.S, se
recomienda cambiar de credenciales con frecuencia.
o Realizar copias de seguridad de la información de los usuarios
cuando se estime necesario luego se realizaran pruebas para
encontrar errores, después de estas pruebas se devolverá la copia
de seguridad y se eliminara esa base de datos de los servidores de
NAVIA INC S.A.S.
o Compartir los comentarios, opiniones, valoraciones y calificaciones
que los clientes y usuarios generan los diferentes productos y
servicios.
o Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las
obligaciones inherentes a los productos y servicios contratados con
NAVIA INC SAS
en
la
página
ASOTO.COM
o Prevenir el fraude en todas las modalidades.
o Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los
productos y servicios contratados.
o Permitir el acceso a la información y datos personales a los
auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de
auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que
desarrollamos.
o Consultar y actualizar la información y los datos personales.
o Acceder y consultar información del titular del dato que repose o
este contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad
privada o pública (cómo entre otros los ministerios, departamentos
administrativos, Dian, Fiscalía general de la nación, registraduría
nacional del estado civil, Procuraduría general de la nación,
contraloría general de la república, policía nacional etc),
o Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la
información y datos personales para la correcta ejecución de los
contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de
seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
Información y datos personales que obtenemos
• NAVIA INC SAS podemos recolectar información y
datos personales de nuestros clientes o usuarios, la cual puede variar en
razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas,
naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros, para tales
efectos, podemos recolectar la siguiente información y datos personales,
los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores
ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con
terceros, localizados en distintos países:
o Nombre y apellido o razón social
o Nombre comercial
o Tipo y número de identificación.
o Información de identificación tributaria y fiscal
o Copia de documentos soporte de la información tributaria y
bancaria
o Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
o Cuidad de residencia
o Profesión u oficio.
o Compañía en la que labora y cargo.
o Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono,
celular, página Web y/o fax.
o Contactos autorizados, Dirección postal, correo electrónico,
número de teléfono, celular, página Web y/o fax.
o Información del contador y/o revisor fiscal Nombre y apellido
dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, celular.
o Serial, modelo del disco duro en el que está instalado el
software.
o Registro de asistencia.
o Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos,
voces y/o sonidos, huellas digitales, que identifiquen o hagan
identificables a nuestros clientes o usuarios y/o a cualquier
individuo que se encuentre o transite en cualquier lugar donde
NAVIA INC SAS hayan instalado equipos.
• Los titulares de la información y los datos personales no estarán obligados
en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin
perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la
prestación del servicio, los titulares suministren algún dato personal
sensible a las NAVIA INC SAS, deberán consentir
expresamente a NAVIA INC SAS el tratamiento de la
información o dato personal sensible conforme la presente Política de
Privacidad.
• Adicionalmente, para fines de seguridad, NAVIA INC
SAS podemos recolectar, almacenar, compartir y cotejar con distintas
autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía
y autoridades judiciales, nacionales e internacionales, la información y
datos personales, incluyendo datos biométricos, de nuestros clientes o
usuarios, obtenidos a través de dispositivos de grabación de imagen,
audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones, (tales como oficinas
administrativas, puntos de atención, call centers).
Vigencia del tratamiento de la información y datos personales
• La información suministrada por los clientes o usuarios podrá permanecer
almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la
fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las
obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en
materia contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para
atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los
aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la
información, o en todo evento previsto en la ley.
Veracidad de la información
• Los clientes o usuarios deberán suministrarnos información veraz sobre
su información y datos personales para la formalización del licenciamiento
y para hacer posible la prestación de los servicios contratados así como
para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones
aceptan entregar la información requerida.
• NAVIA INC SAS presume la veracidad de la
información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de
verificar la identidad de los clientes o usuarios, ni la veracidad, vigencia,
suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione.
Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de
cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad,
vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales,
incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la
suplantación de la identidad.
Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos
personales
• La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos
personales de nuestros clientes o usuarios es de vital importancia para
NAVIA INC SAS. Tenemos establecidos políticas,
procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales
podrán cambiar en cualquier momento a discreción de NAVIA INC SAS, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales,
independientemente del medio o formato donde se encuentren, de su
ubicación temporal o permanente o de la forma en que éstos sean
transmitidos.
• Los terceros contratados por NAVIA INC SAS, están
igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a esta Política de
Privacidad, a las políticas y manuales de seguridad de la información de
NAVIA INC SAS, así como a los protocolos de
seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
• Todo contrato de NAVIA INC SAS con terceros
(contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que
involucre el tratamiento de información y datos personales de nuestros
clientes o usuarios, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus
compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la
confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos.
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de la
información
• Los clientes o usuarios tienen derecho a conocer sus datos personales
que se encuentran bajo nuestro control y a ejercer los derechos que les
asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de
protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en
la presente Política de Privacidad.
• Para efectos de lo anterior NAVIA INC establecemos
un procedimiento general para el ejercicio de los derechos por parte de
los titulares de la información y datos personales, contenido la siguiente
cláusula de este documento, sin perjuicio de la aplicación de
estipulaciones específicas que las leyes locales de cada territorio puedan
contemplar. En caso de discrepancia entre el procedimiento general y las
estipulaciones específicas contenidas en las normas locales aplicables,
primarán las estipulaciones específicas.
Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los titulares de
la información y datos personales, aplicable a todos los territorios en los
que operan NAVIA INC S.A.S.:
• Los clientes o usuarios tienen derecho a consultar y conocer los detalles
del tratamiento de los datos personales requeridos por NAVIA INC SAS, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o
incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme
a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y
términos contemplados en esta Política de Privacidad.
• Con la aceptación de esta Política de Privacidad, el cliente o usuario,
manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los
derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus datos
personales y que se enuncian a continuación:
o Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales
frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del
tratamiento de su información y datos personales.
o Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del
tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el tratamiento.
o Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado
del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a
la información y datos personales.
o Presentar
ante
las
autoridades
competentes
quejas
por
infracciones al régimen de protección de datos personales que le
sea aplicable.
o Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información
y datos personales en los términos de la presente Política de
Privacidad.
o Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto
de tratamiento, previa solicitud a NAVIA INC
SAS, en los términos de la normatividad vigente que le sea
aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por
cada mes calendario, NAVIA INC SAS
cobraremos al titular que solicite dicha información, los gastos de
envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
• Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:
o Consultas: Los
titulares,
las
personas
autorizadas
o
causahabientes, podrán consultar su información y datos
personales que reposen en nuestras bases de datos, caso en el
cual les suministraremos la información solicitada, previa
verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que
se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
o Reclamos: Si los titulares, las personas autorizadas o los
causahabientes, consideran que la información y datos personales
contenidos en nuestras bases de datos deben ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos
en las regulaciones, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas.
o Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a
NAVIA INC SAS, con su identificación, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección,
y acompañando los documentos que quiera hacer valer al correo
electrónico discriminado en la sección notificaciones judiciales del certificado de existencia y representación de la camara de comercio, via formulario en nuestra página web asoto.com, o a nuestra dirección física, así Si el reclamo resulta
incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin
que usted presente la información requerida, entenderemos que ha
desistido del reclamo.
o En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo,
se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles y se le informará oportunamente.
o El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo
debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
• Para hacer efectivos sus derechos, los clientes o usuarios pueden ejercer
sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y
datos personales enviando su solicitud de soporte en la opción de
tratamiento de datos.
o El titular debe incluir en la solicitud los siguientes datos:
Nombres
Apellidos
Número de documento de identidad
Correo electrónico
Asunto
Tipo de documento
Teléfono
País
Ciudad
Motivo del Contacto
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la
autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos
personales no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las
leyes aplicables dispongan.
Modificaciones a la Política de Privacidad
• NAVIA INC SAS nos reservamos el derecho de
efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta
Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas,
políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u
ofrecimiento de sus servicios o productos.
•
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los
siguientes medios: en nuestros sitios web, (Aviso de Privacidad) o
a través del último correo electrónico proporcionado.
Vigencia
• Esta Política General de Privacidad es efectiva desde el día de su
publicación. La última revisión publicada es del 1 de septiembre de 2016.
Los datos de contacto de NAVIA INC SAS en Colombia son:
Dirección: CALLE 10A # 41-11 SUITE/BOX 7777 MEDELLIN-COLOMBIA
Teléfonos en Medellin: 4- 448 6100